不少朋友咨询过类似的问题「同事/老板发了很多条消息,怎么快速整理成表格?」
二三条消息一个一个复制,当然很容易。但是数量一多,比如 50 条,要还是手工操作,那就很坑了。重复的操作,还是要想一想偷懒的办法啊。
/ 1 /Word 整理法
如果规律很简单,都是 4 行一条消息,而且每一行的内容顺序一样,用 Word 就最简单了。只需简单的几个步骤就能搞定。首先,在微信电脑客户端选中所有微信消息,复制粘贴到 Word 里:选中所有文本,然后【插入】-【表格】-【文本转换成表格】。上面的消息是 4 行一组,所以最重要变成一行 4 列的表格,调节列数为 4。
就能自动得到 4 列的表格,接下来,用查找替换法,把每一列多余的文字批量清除。动图效果如下:
只要再补上一个标题行,复制粘贴到 Excel 表格里,就得到了下面的信息。即使你有 100 条消息,也可以很快搞定。
/ 2 /Excel 整理法
Excel 整理数据会更加灵活。就上面这个同样的案例,操作起来也很简单。将消息粘贴到 Excel 表格以后,利用分列法,按照冒号分割,就可以快速分离出下面的信息表。再利用错行原理,输入一个简单公式,让内容按照四列重排:
只要筛选出 B 列是日期的所有行,就能用复制粘贴,得到想要的结果:
问题是解决了,可是如果再深入想一想,好像哪里不对。为什么,不在收集信息的时候就想办法用工具,直接收到表格里呢?如果每个人都只需要填写一份表单,然后自动的用表格收集,不就省去整理的麻烦了吗?
/ 3 /表单工具
多人分发,填写后自动收集信息,这类工具有很多很多,像问卷网、金数据都可以做。最近,我惊喜的发现,石墨表格里也增加了一个表单功能。这个功能超级简单,只要在石墨文档里新建一个表格:然后在表格的右侧就可以找到【表单】按钮:
跟随提示添加需要收集的信息,然后把二维码或链接发给别人。只要扫码或点开链接就可以直接填写信息,填写完后,信息会自动收集到前面创建的表格中。
石墨表单确实简单,不过目前还没发现怎么设置填写限制和选择填空的方法。一开始就选对工具,可以节省很多不必要的麻烦。