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#Excel#

Excel高手必备:高效录入重复数据,还能保证不出错!

4年前
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透视表对数据源要求比较死板,死认字!比如,打错字、多打字、少打字…明明同一项,透视表却装不认识!

所以你只能在输入数据源时,小心翼翼,生怕错打、多打或是少打字。

这也太麻烦了!问问 King 老师有没有好办法~

01单元格自带的下拉列表

King 老师,一个工作表中有些数据需要重复输入,有没有什么高效的办法呢?

King:Excel 每个单元格自带下拉列表属性的呀~同一列的单元格输入前几个字,Excel 自动补上后面文字就是隐藏列表在起作用!Excel高手必备:高效录入重复数据,还能保证不出错!(灰色底纹文字是 Excel 自动补上的~)是不是很好奇这个隐藏列表里都有啥?Excel高手必备:高效录入重复数据,还能保证不出错!选中单元格,按下【Alt+↓】组合键,下拉列表就出现了~Excel高手必备:高效录入重复数据,还能保证不出错!仔细看你会发现,同列已有数据都在这个隐藏列表里面,而且它的排序方式是按首字母升序排列的。Excel高手必备:高效录入重复数据,还能保证不出错!调出这个下拉列表,你就可以直接选择已经输入过的数据,不用再手动输第二次。是不是很方便呢?

小敏:嗯嗯,真的很方便呢~可是每次都要按【Alt+↓】,还是有点麻烦呢?

02下拉列表怎么做?

King:我不是还没说完嘛!Excel高手必备:高效录入重复数据,还能保证不出错!前面说的是 Excel 单元格自带的下拉列表,但其实下拉列表也可以自己做。点开下拉列表,里面有所有选项,单击你要的数据就好。Excel高手必备:高效录入重复数据,还能保证不出错!

具体制作方法:

❶ 在工作表中准备好所有的城市名称。(磨刀不误砍柴工)Excel高手必备:高效录入重复数据,还能保证不出错!

❷ 选中你要设置下拉列表的单元格,单击【数据工具】,打开【数据验证】。Excel高手必备:高效录入重复数据,还能保证不出错!

❸【验证条件】选择「序列」。Excel高手必备:高效录入重复数据,还能保证不出错!

❹【验证条件】中【来源】选择我们已经准备好的城市名称列表。Excel高手必备:高效录入重复数据,还能保证不出错!现在,你可以单击这个下拉三角感受一下!这样是不是就很方便快捷了呢?Excel高手必备:高效录入重复数据,还能保证不出错!小敏:是的,所有选项都在里面,直接选就好了~就像一些网页选项一样~那能不能也像网页一样有多级的下拉列表呢?Excel高手必备:高效录入重复数据,还能保证不出错!

03多级下拉列表

King:Excel 做多级列表?当然可以了!也是用数据验证,但多一个步骤。Excel高手必备:高效录入重复数据,还能保证不出错!具体制作方法:

❶同样在工作表中列出所有城市、区县的名称。Excel高手必备:高效录入重复数据,还能保证不出错!

❷在「所在城市」列的单元格里设置【数据验证】。Excel高手必备:高效录入重复数据,还能保证不出错!验证条件【来源】选择第一行的城市名称。

❸将每个城市的区县列表以该城市名称「定义名称」。选择城市、区县列表,点击【根据所选内容创建】,根据「首行」创建名称。Excel高手必备:高效录入重复数据,还能保证不出错!这就是多出来的那一步~

❹继续在「所在区」列的单元格里设置【数据验证】。同样【验证条件】选择「序列」,但数据来源输入「=INDIRECT($A3)」。(使用混合引用$A3 是为了方便将数据验证向下填充)Excel高手必备:高效录入重复数据,还能保证不出错!INDIRECT 函数解释:间接引用,地址引用。由于前面「定义名称」中将每个城市的区县列表以该城市命名,所以公式中的「$A3」实际上代表的是以「$A3」命名的表格,也就是每个城市的区县列表。❺「所在区」列的单元格右侧也出现了下拉三角,点选它们看看效果吧~Excel高手必备:高效录入重复数据,还能保证不出错!是不是很神奇呢?不过一定要注意!为了美观,我们可以将预先列出的区县列表挪到别的工作表中,但是绝对不能删除哦~Excel高手必备:高效录入重复数据,还能保证不出错!不然没有序列来源,下拉列表就无效了哦~最后总结一下,下拉列表主要有两点好处:

❶输入重复数据准确,不用担心打错打少还是打多了文字。

❷输入重复数据方便,解救懒癌,点点就完成数据输入。

你学到了吗?

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